Ключевые правила успешной инвентаризации в ресторане

Инвентаризация является одним из ключевых элементов в системе производственного учета в ресторане. Ее результаты позволяют выявить потери, обнаружить ошибки в рецептах и процессах, влияющих на прибыль. Задача управляющего и шеф-повара – не только получить точные данные пересчета, но и провести их анализ, выявить причины проблем и разработать практические решения для постоянного улучшения бизнес-показателей.

В статье разберем наиболее частые ошибки в работе, которые приводят к сбоям во время инвентаризации, расскажем, как построить процесс наиболее эффективно и поделимся схемой работы с аналитикой для управленцев.

Основа успешной инвентаризации – качественный сбор данных. Чтобы его обеспечить, необходима подготовка: составьте последовательное описание всех этапов процесса, проработайте все шаги от начала до конца и выявите слабые места. Например, отсутствие удобных бланков, недостаточное знание номенклатуры сотрудниками и неисправности весов могут негативно сказаться на скорости и точности. Задача руководителей – предварительно устранить недочеты, влияющие на оперативность и корректность при подсчете. 

Во время экономического аудита в различных ресторанных проектах, мы часто сталкиваемся со сбоями процессов инвентаризации. Среди наиболее распространенных причин: 

1. Отсутствие системы обработки входящего сырья и контроля его качества; 
2. Несоблюдение сотрудниками рецептур при приготовлении блюд и напитков
3. Отсутствие контроля за заготовочным процессом;
4. Периодическое отсутствие работы по весам; 
5. Неудобная форма ведомости, что приводит к недостаточной ориентации сотрудников в номенклатуре;
6. Несистемная организация, проведение инвентаризации в разные дни;
7. Отсутствие регламента проведения и пересчета инвентаризации, что может растянуть процедуру во времени;
8. Отсутствие системной аналитики результатов и, как следствие, разработки решений по проблемным позициям.

На практике, даже незначительные недочеты в организации инвентаризации могут привести к необходимости повторного снятия остатков или учету потерь. Поэтому важно не недооценивать этот этап. Предлагаем руководителям воспользоваться нашими рекомендациями и проверить, что можно улучшить в текущем процессе уже сейчас:

1. Провести аудит наименований позиций в программе учета, внести необходимые корректировки и актуализировать данные; 
2. Обучить сотрудников чтению номенклатуры, чтобы избежать ошибок при подсчете; 
3. Ввести систематический контроль работы поваров и барменов со стороны управляющего и шеф-повара;
4. Внедрить систему обучения и аттестации сотрудников по знанию рецептур и правил работы по весам;
5. Автоматизировать заполнение инвентаризационной ведомости, отталкиваясь от возможностей вашей программу учета (например, сервис iiko web в iiko, мобильную инвентаризацию в store house). Также можно использовать электронную версию бланка на планшете или любом другом устройстве. 
6. Обеспечить сотрудников работающими весами в нужном количестве и ввести в работу тару, промаркированную весом, чтобы избежать ошибок при оттаивании; 
7. Внести все этапы подготовки в чек-лист и назначить ответственных за каждый из них;
8. Внедрить системный анализ результатов с выработкой решений и назначением ответственных.

Системная аналитика результатов является вторым ключевым фактором в работе с инвентаризацией и важным источником информации. Рассмотрим необходимые показатели для работы управляющего и шеф-повара:

Общие показатели инвентаризации

Структурная визуализация информации помогает управленцу оценить, произошли ли улучшения в течение определенного периода, и действительно ли решения, принятые командой, оказывают желаемый эффект. Для более эффективной работы с аналитикой, мы рекомендуем использовать отчет «Анализ результатов инвентаризации» в системе Mozg. Он наглядно демонстрирует результаты проведенных инвентаризаций на основе данных из программы учета.

Давайте рассмотрим пример детальнее: на графике в Примере 1 отражены колебания доли излишков и недостач за период с января по сентябрь. Мы отмечаем динамику ухудшения результатов инвентаризации, начиная с июня. Анализируя общие показатели можно сделать вывод, что в операционных процессах произошли некоторые изменения. Если руководитель обнаруживает подобную ситуацию, ему необходимо разобраться и выяснить, что стало причиной такого отклонения от установленных норм.

Пример 1 – Динамика излишков и недостач по итогам инвентаризации за период с января по сентябрь. Отчет «Анализ результатов инвентаризации» в системе Mozg.

Динамика общих потерь к себестоимости и выручке 

При анализе инвентаризации важно учитывать показатели излишков и недостач в сумме, поскольку оба показателя являются потерями (прим. вычитать недостачу из излишков неверно). Задача управленцев – снижать показатель и улучшать операционную эффективность в ресторане.

На графике в Примере 2, отмечается резкое увеличение процента потерь в июне – такая ситуация может говорить об ошибках в учете и процессах. Например, известно, что в мае было обновление меню – можем предположить, что произошла ошибка при внесении калькуляции в программу учета или возникли дополнительные потери из-за необученного персонала.

Пример 2 – Динамика общей суммы потерь по итогам инвентаризации за период с января по сентябрь. Отчет «Анализ результатов инвентаризации» в системе Mozg.

Анализ по товарным категориям 

Этот вид аналитики позволяет оценить суммы расхождений в данных от разных ответственных лиц, например, отдельно бармена и повара. Сравнение суммы недостач в динамике позволяет также оценить управленческую эффективность. 

Пример 3 – Табличный вид: итоги инвентаризации по категории “Кухня” за период с июня по август. Отчет «Анализ результатов инвентаризации» в системе Mozg.

В системе Mozg удобно сравнивать значения конкретных показателей в табличном виде (Пример 3) или построить отчет в виде диаграммы (Пример 4). 

Пример 4 – Диаграмма: итоги инвентаризации по категории “Кухня” за период с июня по август. Отчет «Анализ результатов инвентаризации» в системе Mozg.

На графике в Примере 4 представлены результаты инвентаризации по кухне за три месяца. Июль выделяется наибольшими расхождениями, что может указывать на ошибки в учете, требующие детального изучения. Для этого необходимо перейти в отчете на уровень динамики отклонений по конкретным позициям.

Анализ отдельных позиций с динамикой к прошлому периоду

Данный вид аналитики позволяет оценить улучшения не только в денежном эквиваленте, но и в процентном отношении. В отчете представлен отдельный параметр — процент потерь от оборота самого продукта. Он дает понимание степени критичности потери товара относительно его расхода за месяц. Важно контролировать не только процент потерь от выручки, но также процент потерь от оборота сырьевой позиции. Этот метод позволяет не упускать из внимания значимые цифры во время разбора результатов, даже при низкой стоимости сырьевой позиции. 

Для примера можно представить овощную позицию с низкой стоимостью: морковь за 50 руб./кг. Процент ее потери от выручки при недостаче в 10 кг будет практически незаметен, но если проанализировать тот же показатель от оборота самой моркови за период, то цифра стразу станет очевидной. 

Работа со сличительной ведомостью

Различные параметры сортировки позволяют ранжировать позиции по разным критериям, таким как наименование, сумма излишка или недостачи, количество потерь или недостач. Особенно важной является возможность оценивать процент потерь от оборота сырья для каждой позиции.

Контроль динамики по каждой позиции в рассматриваемом периоде также важен для управленцев. Данные о динамике в колонке "Динамика" предоставляют информацию о тенденциях. Красные флажки выделяют позиции с отрицательной динамикой, а зеленые – с положительной. Это облегчает выявление проблем и ошибок в учете.

Для бухгалтера-калькулятора визуализация данных в таком разрезе становится мощным инструментом для оперативного отслеживания проблем и выявления ошибок в учете. 

Пример 5 – Динамика по излишкам инвентаризации по категории “Кухня” за период с июня по август. Инвентаризационная ведомость в системе Mozg.

Проведение комитета по разбору инвентаризации с использованием этой ведомости рекомендуется с акцентом на результаты, выраженные в улучшающих показателях по позициям. Эти метрики также могут быть использованы при назначении KPI ответственным за учет и операционные процессы сотрудникам.

Эффективное управление инвентаризацией в ресторане играет важную роль в обеспечении операционной деятельности, позволяет не только минимизировать потери, но так же служит инструментом для непрерывного улучшения бизнес-процессов. Сохраните ключевые правила успешной инвентаризации и внедряйте их в своей работе на практике: 

1. Системность и регулярность проведения; 
2. Точность и использование технологий учета; 
3. Обучение сотрудников процессам и стандартам учета; 
4. Контрольные точки со стороны управленцев и контрольный чек-лист подготовки; 
5. Глубокая системная аналитика для принятия быстрых и точных решений;
6. Планирование действий для улучшения результатов; 
7. Мотивация сотрудников на улучшение качества работы.