Схема экономического анализа ресторана

В сложных погодных условиях пилоты ориентируются на приборы, которые помогают им придерживаться правильного маршрута, следить за работой всех систем и успешно достигать места назначения. Управленцы в ресторанной компании — такие же пилоты, которые ведут бизнес по заданному курсу. Они должны постоянно контролировать работу ресторана, чтобы вовремя реагировать на рисковые ситуации, анализируя различные аспекты его деятельности. Без четкого представления о финансовых показателях и операционных процессах, руководители могут сталкиваться с проблемами недостаточной прозрачности и нехватки данных, необходимых для принятия управленческих решений.
Поэтому в основе системного подхода к управлению компанией должна стоять аналитика. Однако мы отмечаем, что часто ее возможности недооценивают и обращаются к работе с данными только в последний момент, когда многих потерь уже не избежать.

В экономических проектах мы часто используем дашборд – инструмент для визуализации и анализа информации о бизнес-процессах. Он позволяет руководителям принимать решения, основываясь на конкретных метриках и заметно увеличить скорость реагирования. Это приводит к повышению эффективности управления, улучшению финансовых показателей и помогает оптимизировать работу менеджеров.
Разберем подробнее: как построить схему экономического анализа ресторана, и какое место в этом процессе занимает дашборд.

Существует много видов дашборд, поэтому перед его созданием необходимо определить ключевые показатели и метрики, которые отражают продуктивность вашего бизнеса. Наиболее распространенные – выручка, издержки, спрос и качество обслуживания. Чтобы выбрать подходящие критерии, рекомендуем использовать подход, состоящий из трех шагов:

Шаг 1 
Создание прозрачной схемы аналитики выручки

В фокусе внимания руководителя всегда должны находиться два ключевых показателя, от которых зависит выручка в ресторане: количество гостей и средний чек. Если их значение стагнирует или показывает отрицательный тренд, необходимо принять неотложные меры. В первом случае – увеличивать гостепоток, во втором – работать с продажами и меню.
Чтобы действия были точными и привели к ожидаемому результату, важно правильно установить причину проблем. Быстро обнаружить их источник помогут критерии, которые мы рекомендуем включать в схему анализа выручки:

1. Динамики LFL:

• Выручка по ресторану / за период + накопленный итог
• Выручка по подразделениям / за последний месяц + накопленный итог
• Выручка всех подразделений / за последний месяц + накопленный итог
• Оборачиваемость посадочного места
• Длительность визита
• Группы гостей
• Средний чек за период
• Среднее количество блюд/напитков на гостя за период
• Сумма заказа

2. Рейтинг категорий и товарных групп (соотношение кухня/бар)
3. АВС анализ топ-20 позиций (отдельно кухня/бар)
4. Motive Marketing за период

Для ресторанных компаний, дополнительно:
5. Динамика выручки LFL по всем ресторанам / за период + накопленный итог
6. Структура LFL Выручки всех ресторанов / за последний месяц + накопленный итог
7. Motive Marketing за период по всем ресторанам

Шаг 2 
Создание схемы прозрачной аналитики экономических показателей

Системная работа управленцев с ключевыми показателями затрат позволяет защищать прибыль и увеличивать итоговый финансовый результат от 3 до 10%.
Мы рекомендуем включать в экономический дашборд ключевые показатели:

Фонд оплаты труда

Чтобы оптимизировать ФОТ, менеджерам необходимо держать фокус на показателях загрузки, уделять внимание системе планирования расписания, учета факта рабочих часов и ежедневно контролировать производительность подразделений.

Себестоимость

Постоянный мониторинг себестоимости позволяет руководителям анализировать изменения, вовремя видеть отклонения от нормы и устанавливать их причину. Это позволяет быстрее принимать решения по обеспечению эффективного использования ресурсов. Сложность заключается в том, что на себестоимость могут влиять одновременно несколько факторов: изменение цен, рецептов, коэффициентов отхода, изменение списаний и работа сотрудников в части соблюдения стандартов приготовления. Важно помнить, что в ресторане есть себестоимость нескольких типов, поэтому работа с ней, как единым показателем, неэффективна.

Входящие цены закупки

Изменение входящих цен ежемесячно отражается на показателе себестоимости, поэтому компания, которая имеет четкую систему работы с закупками и выстроенные бизнес-процессы, получает ряд стратегических преимуществ:

• Стабильность качества входящего сырья, и, как следствие, стабильность вкуса, пищевая безопасность;
• Своевременность поставок, которая влияет на отсутствие стоп-листа и стабильность вкуса;
• Снижение фудкоста;
• Оптимизация товарного остатка;
• Устойчивые, прозрачные взаимоотношения с поставщиками;
• Бесперебойность поставок.
• Оптимизированные затраты.

Однако часто мы сталкиваемся с ситуацией, когда руководители контролируют цены закупки выборочно по нескольким позициям или отслеживают их нерегулярно. Проблему сложной и долгой «ручной» обработки большого массива данных из систем автоматизации легко решает новый отчет «Анализ изменения закупочных цен» в системе аналитики MOZG. С его помощью можно отслеживать динамику цен по отдельным позициям, группам товаров, определять топ товаров по изменениям и сразу видеть, как они отразились на выручке ресторана.



Отчет в MOZG «Анализ изменения закупочных цен». Влияние цен закупа на прибыль ресторана, детализация по товару.



Отчет в MOZG «Анализ изменения закупочных цен». Влияние цен закупа на прибыль ресторана в разрезе товарных групп и категорий.

Ликвидность товарных запасов

Приобретая любой товар, бизнес вкладывает в него свои деньги. Если делать это нерационально, без учета остатков, объема реализации или сроков хранения, возникает риск потерь, а деньги оказываются «заморожены». Показатель ликвидности товарных остатков позволяет оценить эффективность закупки и отвечает на вопрос: на какое время хватит имеющихся на складах сырья, материалов, упаковки и пр. Для оптимизации расходов, необходимо формировать заказы так, чтобы при минимальных вложениях получать максимальную выручку, а отклонение от установленной нормы ликвидности в ту или иную сторону сигнализирует о необходимости принять меры. 



Отчет в MOZG  «Анализ эффективности товарных остатков» помогает отслеживать динамику, фиксировать отклонение от нормы и быстро перейти в детализацию по группам товаров, чтобы вовремя обнаружить проблему и минимизировать риски потерь.

Шаг 3 
Формирование дашборда

Чтобы сформировать эффективный и удобный инструмент, рекомендуем использовать 7 правил, которые помогут владельцам ресторанов оптимизировать свою деятельность и принимать обоснованные решения:

1. Определите ключевые показатели успеха
Выбор метрик должен основываться на их важности для достижения целей бизнеса и обеспечивать доступное представление о состоянии ключевых показателей (прибыль, выручка, стоимость продуктов, уровень обслуживания и т. д.).

2. Выберите подходящий тип визуализации
Задача визуализации данных – сделать информацию понятнее и проще для восприятия. Выбирайте графики и различные типы диаграмм, которые наиболее наглядно смогут отразить значение показателей.

3. Обеспечьте актуальность информации
Дашборд должен обновляться в режиме реального времени, чтобы отражать актуальные данные для принятия оперативных управленческих решений.

4. Адаптируйте инструмент для различных уровней управления
Информация, представленная в дашборде должна, быть актуальна, понятна и применима в работе руководителей всех подразделений, от оперативного, до стратегического уровня.

5. Обеспечьте безопасность данных
Адекватный уровень конфиденциальности позволит защитить данные, особенно при доступе через интернет и мобильные устройства.

6. Убедитесь в удобстве и интерактивности
Максимальную эффективность взаимодействия с дашбордом обеспечивает возможность пользовательской настройки и фильтрации данных, поэтому важно предусмотреть эти возможности на этапе разработки.

7. Тестируйте и улучшайте
Чтобы определить, насколько дашборд удобен и отвечает запросам пользователей, регулярно собирайте обратную связь и совершенствуйте возможности.

Дашборд – это мощный инструмент, который позволяет руководителям ресторанных компаний увидеть полную картину бизнеса в реальном времени и оценить его эффективность. Используйте наши рекомендации, чтобы поставить работу с аналитикой на новом уровне и держаться верного курса на успех.