Прозрачный учет для эффективного управления рестораном

Важный вопрос, который собственники задают своим топ-менеджерам: «Могу ли я доверять цифрам в отчете?».

Мы ежемесячно ведем проекты по постановке и корректировке управленческого учета. Их цель – обеспечить оперативную и прозрачную отчетность для собственника и управленцев компании. Для этого важно обладать корректными данными, что удается не каждому, ведь в большинстве случаев учет не детализирован и не решает задач бизнеса.

Один из кейсов – оценка отчета о прибылях и убытках, который был некорректен по нескольким причинам:

1. Формировался поздно, примерно 20-го числа, что не позволяло оперативно принимать управленческие решения.

2. Был объединен с отчетом о движении денежных средств (ДДС), что не давало возможности оценить реальную прибыль за период.

3. Был очень сжатым, в нем не хватало аналитики по статьям, что мешало собственникам и управленцам быстро находить зоны неэффективности.

После постановки целей мы с командой проекта приняли решение перевести учет в другую программу автоматизации. Выбор пал на iiko, поскольку в ней собраны решения под большую часть задач компании, определенных на данном этапе.

Мы подготовили план перехода, запустили, провели и успешно завершили проект: собственник получил отчетность до 10 числа, в компании развернули полноценный управленческий учет. За счет повышения аналитичности данных коллегам удалось повысить рентабельность бизнеса.

Разберем поэтапно, как происходит корректировка и автоматизация учета.

Этапы работы над управленческим учетом

Сначала команда проводит диагностику всех процессов, влияющих на учет компании. Мы диагностируем текущее состояние дел, проводим серию интервью с участниками и ответственными за процессы. Параллельно изучаем составляющие ИТ-архитектуры компании и формируем оптимальную конфигурацию для решения задач бизнеса.

На этапе диагностики мы сталкиваемся с реальными операционными сбоями, которые приводят к проблемам с отчетностью: от ошибок в схеме товародвижения, несвоевременного отражения накладных в программе до внесения изменений в программу учета после сдачи отчетности. Этап диагностики занимает около 30 дней, после чего с заказчиком и командой проводится встреча, на которой представляем подробный отчет и план по корректировкам.

Во время проведения диагностик команда получает доступ к обучающим материалам и участвует в семинарах на тему учета, аналитики и операционной эффективности. Это позволяет подготовить сотрудников к этапу внедрения изменений.

Когда диагностика завершена и план по корректировке готов, начинается разработка и внедрение новых политик учета. Важно учитывать, что каждая компания уникальна и не существует шаблонных решений. Именно поэтому политики учета создаются совместно с командой.

Если визуализировать стадии корректировки учета, то на верхнем уровне они будут выглядеть следующим образом.

План корректировки управленческого учета 

Мы формируем основные политики под конкретные задачи бизнеса, и в качестве примера используем «Отчет о прибылях и убытках», а именно его форму, наполнение по статьям и принципы отнесения на них затрат. Затем формируем алгоритмы работы с этими статьями, механики внесения сумм, отражение в программе учета и назначаем ответственных. По такому же принципу работаем с остальными регламентами.

1. Разработка документа

2. Наполнение

3. Создания механизмов для реализации

4. Подготовка инструкций

5. Обучение ответственных

6. Внедрение в операционную деятельность

7. Контроль исполнения и коррекция

8. Улучшение процессов

Автоматизация и корректировка учета позволяют не только наладить его, но и внести изменения в формирующие процессы цифры: инвентаризацию, товародвижение, планирование платежей и другие.

Мы создаем и запускаем более 50 основных документов из финансового Standard Book, вот некоторые из них.

Перечень некоторых документов из финансового Standard Book

После настройки учета и внедрения всех основных регламентов формируются политики бюджетирования и постановки бюджетного контроля компании. Совместно с командой проекта мы разрабатываем развернутый план годового бюджетирования и формируем бюджет. Таким образом сотрудники получают компетенции для самостоятельного выстраивания учета на последующие периоды.

Помимо формирования политик, внедряем план-фактный анализ – сравнение планируемых показателей с фактическим итогом, а также строим схему комитетов компании.

Схема комитетов компании 

После корректировки управленческого учета компании получают комплексный результат: развернутую схему бюджетного контроля и обученную команду, способную самостоятельно разрабатывать политики учета, благодаря чему отчетность становится оперативной и прозрачной. Дальнейшие улучшения процессов достигаются с помощью инструментов операционной аналитики и регулярного проведения комитетов.

Чтобы оставить заявку на услуги по постановке и корректировке управленческого учета, переходите по ссылке.