Как запустить контроль за прибылью

Бизнес без прибыли – путь в никуда. Желание собственников сделать ресторан доходным кажется очевидным, но на практике, их ожидания не всегда оправдываются.

Погружаясь в операционные процессы, команды часто забывают о задаче приносить деньги не только работникам в виде заработной платы, поставщикам в виде оплат, но и владельцам в виде дивидендов.

Если в вашем бизнесе все ресурсы направлены исключительно на выживание и нет прибыли, то о развитии не может быть и речи – маловероятно, чтобы собственник желал бы для своей компании такого будущего.

Главная формула бизнеса выглядит просто: Доход – Расход = Прибыль

Чтобы повысить прибыльность любой компании, нужно работать над каждой составляющей этой формулы. Не важно, владеете ли вы несколькими ресторанами или одним проектом, все перечисленные в статье принципы будут работать.

Бюджетирование

Есть множество методик финансового анализа и интерпретации показателей в отчетности. Сегодня мы разберем предшественника отчета о прибылях и убытках, а именно – бюджет. Разберемся в понятиях и рассмотрим полную схему запуска бюджетирования ресторанной компании.

Бюджет — это важный инструмент планирования и контроля. Его составление требует глубокого понимания финансовой отчетности и политик учета компании.

Ответственный за бюджетирование сотрудник должен быть погружен в операционные процессы и знать принципы формирования доходов и затрат в компании. Не стоит забывать, что это командный процесс, поэтому, чтобы сформировать более точный и обоснованный бюджет, нужно вовлечение всех участников.

Работая в экономических проектах, мы изучаем показатели многих ресторанов и отмечаем, что команды, у которых выстроен процесс бюджетирования и бюджетного контроля, добиваются лучших финансовых результатов, чем те, у кого этот процесс не внедрен или используется для галочки.

Бюджет доходов и расходов — обязательный атрибут хорошо управляемого бизнеса, это практически финансовая модель компании на определенный период. Для его корректного формирования надо ориентироваться в среде, для которой он формируется.

Совместно с командами различных ресторанных компаний мы создали множество бюджетов, основные среди них:

У «крепких» ресторанов с грамотно выстроенной системой управления доходами и расходами норма прибыли может доходить до 25%, в то время как средний показатель по рынку около 20%.

В бюджетировании выделяют несколько типов бюджетов, которые выстраиваются в соответствии с целями и периодами развития компании. Разберем их подробнее.

5 типов бюджета

1. Операционный бюджет на год

Решает вопросы, относящиеся к горизонту ежегодного планирования деятельности компании. При этом может быть гибким, корректироваться ежемесячно или ежеквартально в зависимости от динамики компании.

2. Операционный бюджет на месяц

Все изменения основного бюджета вносятся в ежемесячный или ежеквартальный бюджет. В нем корректируются показатели выручки на основе динамики периода, учитываются затраты при внесении изменений или обнаружении ошибок в годовом бюджетировании. Встречаются также изменения условий аренды и прочих услуг — рекомендуем отражать их в бюджете, чтобы оценить эффект корректировок на прибыль.

3. Проектный бюджет

Необходим при планировании развития бизнеса. В нашем опыте есть примеры открытия фабрики-кухни, создания своего приложения, развития дополнительного направления (терраса, франшиза) и прочее. Все перечисленное относится к открытию нового направления с целью повышения выручки компании и улучшения ее позиции на рынке.

4. Бюджет реинвестиций

Рассчитывается для вложений в уже действующие проекты. Например, в капитальный ремонт ресторана или его ребрендинг. Этот тип бюджета используется, чтобы рассчитать необходимые затраты и их эффективность.

5. Бюджет закрытия

Используется, когда бизнес окончательно завершает работу или продается. В нем рассматриваются все необходимые выплаты и взаиморасчеты, а также подсчитывается остаточная стоимость компании.

Как выстроить эффективный процесс ежегодного бюджетирования в компании

Бюджет строится от структуры отчетности, утвержденной в компании. Процесс бюджетирования выглядит следующим образом:

1. Подготовить план бюджетирования: зафиксировать этапы, детализировать задачи, распределить ответственных и назначить сроки. В проектах мы также назначаем контрольные точки по промежуточным согласованиям основных параметров с собственниками бизнеса.

План бюджетирования дает комплексное видение этапов работы

2. Чтобы процесс был эффективен и логически выстроен, необходимо подключить игроков бюджетирования. Игрок бюджетирования — это сотрудник, который является ответственным за бюджетообразующую статью. Например, управляющий отвечает за фонд оплаты труда. Он будет выступать как центр финансовой ответственности по этой статье, а значит бюджетировать, контролировать её и предоставлять по ней отчетность.

3. Определить принципы бюджетирования. Сделать это можно, ответив на вопрос: «Как формируется та или иная статья бюджета?». Например, расходы по бракеражу могут быть рассчитаны на основании плана бракеража на каждый месяц. Расчет ведется по формуле:

Расходы по бракеражу = Кол-во позиций обязательных для контроля * Себестоимость этих позиций * Количество дней

Все статьи бюджета должны быть описаны в части принципов, по которым производится их расчет. Подобный подход позволит обосновать суммы, заложенные в бюджет, а также провести аналитику, найти пути оптимизации затрат и роста прибыльности.

Структура составления принципов бюджетирования

Принципы бюджетирования

3. Форма бюджета определяется политикой отчета о прибылях и убытках (ОПиУ). Нужно учесть все доходные и расходные юниты (для сетевого бизнеса, например, управляющая компания или фабрика-кухня), а также подготовить консолидирующий бюджет компании.

Формы бюджета

4. Собрать данные, которые будут отражать историю доходов и расходов за прошлый период. На основе этой информации вы сможете провести аналитику и учесть их в прогнозе на бюджетируемый период. При расчете мы рекомендуем использовать данные из вашей программы продаж и управленческого учета. В процессе бюджетирования вы можете использовать аналитическую платформу Mozg, которая позволит планировать выручку.

Чтобы бюджет был жизнеспособным, после его согласования важно отразить данные о планах в программе учета и провести презентацию ответственным за доходные и расходные части сотрудникам.

Когда процесс бюджетирования окончен, вы с командой согласовали его и приняли к исполнению, наступает очередь запуска механизмов бюджетного контроля.