4 шага к успешным результатам инвентаризации в ресторане

Зачастую процесс инвентаризации для сотрудников очень стрессовый и долгий. Почему так происходит? И как ТОП-менеджеры могут это изменить? Выполняя 4 шага из этой статьи, вы значительно облегчите процесс инвентаризации.

1. Подготовка

Чтобы инвентаризация прошла комфортно, важно правильно к ней подготовиться. В этом помогут четыре незаменимых инструмента:

Чек-лист инвентаризации

Еще один инструмент для эффективной работы с инвентаризацией — чек-лист, в котором пошагово прописаны все действия по подготовке, проведению и работе с результатами, с указанием сроков и ответственных.

Инвентаризационная ведомость

Для скорости очень важна правильная инвентаризационная ведомость: без лишней номенклатуры и разделенная по цехам. Она помогает повару быстро найти товар, который он в данный момент пересчитывает.

Журнал весов

В этом журнале фиксируем фактическое количество весов, в каком цехе находятся, а также дату последней поверки. Весы должны быть в каждом цехе, соответствовать весу сырья и быть исправны.

Лист утвержденной тары

Еще один инструмент для проведения корректной инвентаризации — лист утвержденной тары. Он поможет контролировать количество инвентаря. Для удобства пересчета рекомендуем подписывать тару своим весом.

2. Проведение инвентаризации

В процессе пересчета сырья и полуфабрикатов обязательно участвует шеф-повар, корректируя процесс пересчета и мотивируя сотрудников на вопросы.

Этот этап должен занимать не больше одного дня.

3. Подготовка к аналитике

Перед тем как вносить результаты в программу учета, бухгалтер-калькулятор обязательно проводит сверки с поставщиками и вносит все документы товародвижения, чтобы минимизировать ошибки.

Затем он вносит данные и получает первую сличительную ведомость. В ней исключены ошибки из программы учета, но еще возможны ошибки пересчета. 

Данные вносятся в программу не позднее, чем на следующий день после инвентаризации. ТОП излишек и недостач отдается на повторный пересчет.

Когда исключены ошибки из программы учета и самого процесса пересчета, рекомендуем провести комитет по инвентаризации, на котором детально рассматриваются ТОП позиций по излишкам и недостачам. Для эффективной работы с результатами каждую позицию из списка «ТОП излишек и недостач» важно разобрать по технике ППР (Проблема - причины - решения).

После комитета по инвентаризации, на основе решений, составляется план работ со сроками и ответственными.

Излишки и недостачи сырья необходимо нормировать и отслеживать от месяца к месяцу. Делим сумму излишек и недостач на выручку, получаем % расхождений. Важно отметить, что излишки и недостачи мы складываем по модулю, то есть излишки не вычитаются из недостач, а складываются с ними, так как излишки также являются потерями (смотрите пример отчета «Динамика излишек и недостач по инвентаризации»).

Сам процесс от начала инвентаризации до разбора результатов на комитете должен занимать не более 7 дней.

Итак, чтобы достичь успешных результатов по инвентаризации, важно правильно готовиться и ежемесячно разбирать излишки и недостачи по технике ППР на комитете. Решения, принятые на комитете, обязательно фиксировать в план работ, а за каждой задачей закреплять сроки и ответственных.