В своей практике мы часто сталкиваемся с тем, что управляющие перегружены встречами, которые нерезультативны, так как не структурированы должным образом. Неэффективность встреч приводит к тому, что цели не достигаются, процессы рассинхронизируются, и экономические показатели закономерно ухудшаются. В статье мы рассмотрим правила создания продуктивных планёрок руководителя со своими сотрудниками.
0 правило. Оценивать необходимость собрания
Групповые встречи следует организовывать только когда в них есть необходимость. В случае, если тем для обсуждения мало, лучше поднять их в формате переписки.
1 правило. Проводить подготовку
Стоит выслать сотрудникам оповещение о встрече за сутки до ее начала.
К этому времени должны быть готовы все нужные материалы, вопросы для обсуждения, результаты по задачам с предыдущих встреч и ключевые метрики, которые будут вынесены на обсуждение.
Рекомендуем, независимо от вида встречи, распределять время в соответствии со следующей структурой:
40% – подготовка:
20% – проведение;
40% – завершение.
2 правило. Назначать модератора для ведения протокола
Модератору необходимо следить за таймингом встречи, фиксировать решения по результатам обсуждения и записывать задачи, обозначая ответственных за их выполнение.
3 правило. Определять регламент проведения встречи
Для планерок в ресторане полезны методы фасилитации. Это набор инструментов и практик для эффективной организации группового обсуждения. Их суть состоит в том, что руководитель собрания занимает равную позицию с командой. Он дает возможность участникам высказывать свое мнение и самостоятельно находить ответы на вопросы. Так с большей вероятностью будут найдены решения, которые устроят всех.
Рекомендуем отказаться от любых «публичных выговоров». Продуктивнее сосредоточиться на выявлении проблемных мест и зон роста. Если имеются вопросы к работе отдельных сотрудников, тогда их корректнее обсудить наедине.
4 правило. Демонстрировать позитивный настрой
Если лидер планерки настроен положительно и искренне демонстрирует это, у участников закономерно повышается лояльность к нему, а также интерес к предмету его речи.
5 правило. Работать с эмоциями участников собрания
Управляющий рестораном должен уметь отслеживать изменения настроения и оперативно корректировать ход встречи в зависимости от него. Так можно лучше удерживать фокус внимания сотрудников на разговоре.
6 правило. Формировать чувство вызова и видение цели
Необходимо формировать чувство вызова и объяснять цель, чтобы мотивировать участников собрания. Это поможет им сконцентрироваться на теме мероприятия.
7 правило. Подводить итоги
В конце любого собрания необходимо подвести итоги, распределить задачи, определить сроки их выполнения и форму отчетности. Эти параметры прописываются в протоколе, который ведется в течение всей встречи. По окончании планерки еще раз должна быть озвучена повестка и зачитаны итоги. Всем участникам следует отправить протокол в электронном виде.
Рекомендуем отразить сроки выполнения задач в трекере управляющего. Так снизится вероятность пропустить время выполнения оговоренных действий.
Чтобы легко организовывать результативные планерки с участием сотрудников, применяйте схему проведения собраний управляющим рестораном.
А для оценки эффективности встреч после внедрения нововведений мы рекомендуем использовать формулу:
Время мероприятия / ценность принятых решений * количество участников * средняя зарплата участника
Организация рабочих собраний и другие значимые аспекты работы управляющего детально разберем на тренинге «Сильный управляющий рестораном» в Санкт-Петербурге. Чтобы ознакомиться с подробной программой или оформить заявку на участие, переходите по ссылке.
