База знаний

18.04.2024

Автор статьи: Вячеслав Стрекалов

Анализ результатов инвентаризации со скоростью мысли

Какие позиции находятся в топах по излишкам и недостачам? Насколько эффективно построена система инвентаризации в компании? Как решить проблемы учета?

Работая с ресторанами по всей стране, мы часто сталкиваемся с подобными вопросами. Особенно много их возникает в начале месяца, когда наступает время проведения инвентаризации. Ее регулярность помогает предотвратить проблемы с бизнес-процессами, регулировать объемы запасов, выявлять потери и недостачи, а также контролировать движение товаров и их состояние. Инвентаризация важна для оценки эффективности работы персонала, обнаружения возможных ошибок в учете, получения точной информации о реальной сумме чистой прибыли и состоянии имущества ресторана.

2mozg_03.png

Для многих операционных директоров и управляющих процесс учета ассоциируется со стрессом, особенно если речь идет о большом количестве товаров или сложной структуре запасов. В то же время, ошибки при инвентаризации могут привести к недооценке или переоценке ресурсов, что влияет на финансовые показатели ресторана и может вызвать дополнительные проверки со стороны контролирующих органов.

Чтобы упростить учет товаров, рекомендуем зафиксировать основные этапы и правила:

  • выбрать направление (кухня, бар, прочее);

  • закрепить ответственных​;

  • установить сроки;

  • определить последовательность действий участников процесса.

Для эффективного контроля можно использовать чек-лист проведения инвентаризации, который позволит не упустить ключевые этапы, распределить ответственных и соблюсти сроки.

Скачивайте бесплатный пример чек-листа и другие полезные шаблоны документов для инвентаризации по ссылке.


Как избежать неочевидных ошибок при инвентаризации?

Есть множество нетипичных проблем, которые могут существенно исказить результат. Они возникают из-за ошибок при переносе данных в программу учета, перемещении позиций, внесении ТТК – все это может повлечь за собой некорректную аналитику и привести к неверным выводам.

Рассказываем, как обнаружить и устранить проблемы в статье «Главные ошибки инвентаризации в ресторане и 3 способа их избежать» по ссылке.

После получения «чистой» сличительной ведомости процесс инвентаризации не заканчивается – за ним следует анализ результатов. Основная задача – выявить наиболее проблемные позиции, сформулировать гипотезы по возможным точкам роста и сформировать план действий, который поможет увеличить эффективность бизнес-процессов. Сложность принятие решений напрямую зависит от сложности обработки данных и визуала. 

Огромным подспорьем является наличие аналитической ведомости, которая позволяет:

  • выявить проблемные позиции;

  • обнаружить повторяющиеся ошибки;

  • проанализировать данные в динамике.

Однако даже наличие аналитической ведомости не является панацеей – чаще всего ее составляют в Excel из нескольких выгрузок из программы учета, однако это отнимает много времени.

Для упрощения работы с аналитикой по результатам инвентаризации можно воспользоваться аналитической платформой Mozg, отчетом «Анализ результатов инвентаризации».

Работая в различных проектах по экономическому анализу, мы рассматриваем аналитику по следующему алгоритму.

1. Динамика излишков и недостач по итогам инвентаризации

Динамика излишков и недостач по итогам инвентаризации.png
Пример № 1. Отчет «Анализ результатов инвентаризации»: динамика излишков и недостач по итогам инвентаризации

Важно рассмотреть общую динамику показателей излишков и недостач, оценить тренд по доле от выручки. Это позволяет в целом оценить эффективность работы нашего ресторана и ее динамику.

2. Динамика по излишкам инвентаризации

Динамика по излишкам инвентаризации.png

Пример № 2. Отчет «Анализ результатов инвентаризации»: динамика по излишкам инвентаризации в разрезе товаров

После этого можно подробнее рассмотреть два месяца, по которым наблюдались наибольшие значения по суммам излишков и недостач в разрезе товаров, чтобы определить проблемные позиции, а также проверить, являются ли отклонения повторными.

В примере видно, что один из самых больших излишков наблюдается по сливочному маслу, причем отклонение наблюдалось и в прошлом месяце. Такие позиции рекомендуется брать на дополнительный контроль и в дальнейшем отслеживать их динамику.

2mozg_03.png

3. Детализация по товару


Детализация по товару3.png
Пример №3. Отчет «Анализ результатов инвентаризации»: детализация по товару «Масло сливочное 72,5%» за июль 2023 года 

Теперь можно погрузиться в информацию по конкретной позиции, чтобы увидеть, какие операции производились по данному товару. Это поможет найти возможные ошибки и сформировать решения по оптимизации процессов инвентаризации.

В сервисе ресторанной аналитики Mozg формирование этих отчетов автоматизировано. Чтобы узнать об этом инструменте больше, запишитесь на бесплатную демонстрацию по ссылке.

Отчет «Анализ результатов инвентаризации» помогает выполнить:

  • сравнение данных нескольких периодов;

  • быстрый анализ за любой период;

  • отслеживание лидеров по излишкам и недостачам;

  • оценку движения проблемного сырья;

  • просмотр результатов сразу после проведения инвентаризации.

  • ошибка в товародвижение (нет списания на порчу и т.п).

Таким образом, грамотно выстроенные процессы инвентаризации могут повысить финансовый результат и разрушить привычные стереотипы о трудной  и долгой инвентаризации.


2mozg_03.png

Обучение по теме

25 - 28 июля / Санкт-Петербург

Владельческий контроль в ресторанной компании

27 - 1 декабря / Санкт-Петербург

Стань сильным управляющим ресторана

Доступны записи курса

Управление экономикой и прибылью ресторана

Дополнительные материалы

Рекомендуем к этой теме

Спикер: Кристина Алипатова

Как достичь успешных результатов инвентаризации

И что делать, чтобы они всегда были под контролем

Четыре этапа инвентаризации

Спикер: Наталья Копосова

5 главных правил закупок в ресторане

Как быстро увеличить прибыль ресторана через эффективную коммерцию

Для крупных сетевых компаний и компактных ресторанных проектов, всегда актуально правило – без системной работы с закупками, невозможно получить качественный результат в улучшении прибыли. Рассказываем, как это делать в новых изменившихся условиях.

Подпишись и получи уникальный материал прямо сейчас!

Нажимая кнопку подписаться Вы соглашаетесь с нашими условиями обработки персональных данных

Просматривая этот сайт, вы соглашаетесь с нашей политикой конфиденциальности.
ТРЕНИНГ KITCHEN MANAGEMENT
ТРЕНИНГ KITCHEN MANAGEMENT

24-27 АВГУСТА • САНКТ-ПЕТЕРБУРГ

Подробнее