5 шагов к эффективному управлению закупками в ресторане

Во время работы в проектах внедрения систем по управлению финансами, мы часто встречаем ситуации, когда финансовый результат просто «случается» и фактические показатели значительно отличаются от плановых. Рестораторы могут отлично «рулить» маркетингом, создавать неповторимую гостеприимную атмосферу в зале через сервис, нанимать отличных шефов, но терять прибыль по причине неэффективного управления в других направлениях коммерческой деятельности.

Управление закупочными ценами

– один из ключевых аспектов, от которого зависит финансовый результат компании: чем выгоднее компания приобрела сырье, тем ниже себестоимость готовых блюд или напитков. Таким образом, плохо налаженные процессы приводят к цепочке действий: высокие закупочные цены - высокая себестоимость - низкая прибыль. В статье разберем обязательные компоненты в работе по улучшению прибыли через управление входной ценой.

1. Подписание нужных условий договора

Подробный и четко структурированный договор – основной инструмент для предотвращения разногласий, которые могут возникнуть в процессе взаимодействия с поставщиками. Рекомендуем относиться к этой части сделки серьезно: как при первом заключении, так и последующих пересмотрах. Ключевые условия, которые помогут защитить интересы ресторатора, минимизировать риски убытков, обеспечивая эффективное взаимодействие и партнерство:

• Наличие эффективных условий оплаты, отсрочки платежа
• Фиксированный прейскурант (спецификация)
• Условия по уведомлению об изменении цены и его причине
• Условия о своевременности поставок
• Правила отправки рекламаций
• Штрафные санкции за нарушение сроков поставки
• Штрафные санкции за изменение цены без предупреждения
• Штрафные санкции за поставку некачественного товара
• Спецификация качества товара по ЛУП
• Качество товара учитывает коэффициента отхода
• Качество товара учитывает сроки годности
• Сроки решения по рекламации (рек. не > 5 дней)

2. Систематический анализ закупочных цен

Регулярный мониторинг входящих цен позволяет определить, какие закупки наиболее и наименее выгодны компании: повышение стоимости сырья снижает прибыль ресторана, следовательно, необходимо отслеживать такие изменения, чтобы вовремя предпринять необходимые меры. Помимо оптимизации себестоимости, важно знать об изменениях условий поставщиков для более эффективного управления бюджетом и финансового планирования, и отслеживания общей динамики рынка, чтобы «держать руку на пульсе». Мы рекомендуем делать это с помощью отчета «Анализ закупочных цен» в системе Mozg. Он позволяет автоматически определить наиболее значимые по экономическому влиянию позиции в закупках, сравнивать различные периоды отчетности и подсвечивает, как колебания стоимости отражаются на выручке ресторана.

3. Периодические встречи с поставщиками

Если цены на товары неоправданно растут, это может быть признаком неэффективной работы с поставщиком поэтому важно регулярно проводить с ними встречи и добиваться лучших условиях закупок. В первую очередь, это необходимо делать со ключевыми контрагентами: поставщиками группы “А” по сумме и поставщиками товаров в зоне риска и стратегического сырья.

4. Назначение ответственных за результаты

Чтобы выстроить системную работу по управлению входными ценами и получить положительный эффект от их изменений, на каждом этапе процесса необходимо зафиксировать ответственного за результат. Им может быть назначен шеф-повар или менеджер по закупу, в зависимости от организационной структуры. Этот показатель можно также использовать в KPI для ответственной должности.

5. Проведение ежемесячного комитета по себестоимости

Поскольку закупочные цены имеют прямое влияние на себестоимость, вопрос об их изменении и данные аналитики целесообразно выносить на обсуждение ежемесячных комитетов по себестоимости. Цель таких совещаний – определить стратегию действий, направленных на улучшение финансовых показателей, сформировать план работ и определить роли в процессе. Особую важность имеет подготовка качественной аналитики для комитетов, это позволит верно определить слабые стороны и подсветить точки роста.

Улучшение финансовых показателей – основная стратегическая задача бизнеса. Благодаря качественно выстроенным процессам в закупках можно достичь снижения себестоимости и увеличить экономический потенциал компании. Помните, что не цены управляют вами, а вы управляете ценами.