База знаний

24.01.2024

Автор статьи: Вячеслав Стрекалов

5 шагов к эффективному управлению закупками в ресторане

Во время работы в проектах внедрения систем по управлению финансами, мы часто встречаем ситуации, когда финансовый результат просто «случается» и фактические показатели значительно отличаются от плановых. Рестораторы могут отлично «рулить» маркетингом, создавать неповторимую гостеприимную атмосферу в зале через сервис, нанимать отличных шефов, но терять прибыль по причине неэффективного управления в других направлениях коммерческой деятельности. 

Управление закупочными ценами – один из ключевых аспектов, от которого зависит финансовый результат компании: чем выгоднее компания приобрела сырье, тем ниже себестоимость готовых блюд или напитков. Таким образом, плохо налаженные процессы приводят к цепочке действий: высокие закупочные цены -> высокая себестоимость -> низкая прибыль.
В статье разберем обязательные компоненты в работе по улучшению прибыли через управление входной ценой. 

1. Подписание нужных условий договора

Подробный и четко структурированный договор – основной инструмент для предотвращения разногласий, которые могут возникнуть в процессе взаимодействия с поставщиками. Рекомендуем относиться к этой части сделки серьезно: как при первом заключении, так и последующих пересмотрах. Ключевые условия, которые помогут защитить интересы ресторатора, минимизировать риски убытков, обеспечивая эффективное взаимодействие и партнерство:

  • Наличие эффективных условий оплаты, отсрочки платежа

  • Фиксированный прейскурант (спецификация)

  • Условия по уведомлению об изменении цены и его причине

  • Условия о своевременности поставок 

  • Правила отправки рекламаций

  • Штрафные санкции за нарушение сроков поставки

  • Штрафные санкции за изменение цены без предупреждения

  • Штрафные санкции за поставку некачественного товара

  • Спецификация качества товара по ЛУП 

  • Качество товара учитывает коэффициента отхода

  • Качество товара учитывает сроки годности

  • Сроки решения по рекламации (рек. не > 5 дней)


Скачайте полный список рекомендаций для оценки договоров с поставщиками в удобном чек-листе по ссылке.
   
    2. Систематический анализ закупочных цен

Регулярный мониторинг входящих цен позволяет определить, какие закупки наиболее и наименее выгодны компании: повышение стоимости сырья снижает прибыль ресторана, следовательно, необходимо отслеживать такие изменения, чтобы вовремя предпринять необходимые меры. 

Помимо оптимизации себестоимости, важно знать об изменениях условий поставщиков для более эффективного управления бюджетом и финансового планирования, и отслеживания общей динамики рынка, чтобы «держать руку на пульсе». Мы рекомендуем делать это с помощью отчета «Анализ закупочных цен» в системе Mozg. Он позволяет автоматически определить наиболее значимые по экономическому влиянию позиции в закупках, сравнивать различные периоды отчетности и подсвечивает, как колебания стоимости отражаются на  выручке ресторана. 

Влияние цен закупа на прибыль ресторана Детализация по товару.png

Пример № 1. Отчет «Анализ изменения закупочных цен» сформированный в системе Mozg

 

3. Периодические встречи с поставщиками

Если цены на товары неоправданно растут, это может быть признаком неэффективной работы с поставщиком поэтому важно регулярно проводить с ними встречи и добиваться лучших условиях закупок. В первую очередь, это необходимо делать со ключевыми контрагентами: поставщиками группы “А” по сумме и поставщиками товаров в зоне риска и стратегического сырья.

Пример № 2. ABC-анализ по сумме по поставщикам..png

Пример № 2. ABC-анализ по сумме по поставщикам.

    4. Назначение ответственных за результаты

Чтобы выстроить системную работу по управлению входными ценами и получить положительный эффект от их изменений, на каждом этапе процесса необходимо зафиксировать ответственного за результат. Им может быть назначен шеф-повар или менеджер по закупу, в зависимости от организационной структуры. Этот показатель можно также использовать в KPI для ответственной должности.

     5. Проведение ежемесячного комитета по себестоимости

Поскольку закупочные цены имеют прямое влияние на себестоимость, вопрос об их изменении и данные аналитики целесообразно выносить на обсуждение ежемесячных комитетов по себестоимости. Цель таких совещаний – определить стратегию действий, направленных на улучшение финансовых показателей, сформировать план работ и определить роли в процессе.
Особую важность имеет подготовка качественной аналитики для комитетов, это позволит верно определить слабые стороны и подсветить точки роста.

В сервисе ресторанной аналитики Mozg можно сформировать всю необходимую отчетность для обсуждения на комитете автоматически – в два клика. Чтобы узнать как это работает, запишитесь на бесплатную демонстрацию по ссылке.

Улучшение финансовых показателей – основная стратегическая задача бизнеса. Благодаря качественно выстроенным процессам в закупках можно достичь снижения себестоимости и увеличить экономический потенциал компании. Помните, что не цены управляют вами, а вы управляете ценами.

Обучение по теме

30 - 2 апреля / Москва, кампус Сколково

Операционный директор ресторанной компании

Доступны записи курса

Управление экономикой и прибылью ресторана

Дополнительные материалы

Рекомендуем к этой теме

Спикер: Сергей Ицков

Ключевые причины низкой посещаемости в ресторане. Часть 2: Цены

Как понять, что цены "кусаются", хотя сравнительный анализ показывает, что мы в рынке

Определяем отношение гостя к цене с помощью диагностики наполняемости заказа

Подпишись и получи уникальный материал прямо сейчас!

Нажимая кнопку подписаться Вы соглашаетесь с нашими условиями обработки персональных данных

Просматривая этот сайт, вы соглашаетесь с нашей политикой конфиденциальности.
ТРЕНИНГ «ОПЕРАЦИОННЫЙ ДИРЕКТОР»
ТРЕНИНГ «ОПЕРАЦИОННЫЙ ДИРЕКТОР»

30 марта-2 апреля • кампус Сколково, Москва

Подробнее