Как поставить экономический анализ в ресторанной компании

Для принятия стратегических решений топ-менеджерам ресторанных компаний важно работать с фактическими данными и использовать экономическую аналитику как один из основных источников информации. 

Наш опыт работы в проектах по постановке системы управления финансами и управленческого учета в ресторанных компаниях показывает, что не всегда руководители используют этот инструмент системно или вовсе игнорируют его. Из-за этого бизнес может оказаться в рискованном положении. Среди наиболее распространенных последствий отсутствия экономического анализа в ресторане – упущенные возможности развития, отсутствие гибкости и готовности быстро реагировать на изменения рынка, неверная оценка потенциала компании, а значит, риск принятия неверных управленческих решений.

Система экономического анализа может отсутствовать по разным причинам, самая распространенная – сложность формирования удобной отчетности и необходимость вручную обрабатывать большие массивы данных. 

Во время работы в проектах мы показываем руководителям, как просто получить данные, которые отображают потенциал компании максимально понятно и прозрачно. Для этого удобно пользоваться возможностями аналитической платформы Mozg – в статье рассмотрим основные составляющие системного экономического анализа на примере нескольких отчетов.

1. Работа на увеличение выручки через продажи

Для эффективного управления выручкой руководителю необходимо знать: какие показатели нужно контролировать, как их анализировать и улучшать. 

Отчет «Наполняемость чека» – показывает количество позиций блюд и напитков в чеке на одного гостя или на один заказ. Он позволяет проанализировать, насколько качественно команда сервиса работает с продажами и своевременно принимать меры в случае снижения показателей. Рекомендуем формировать его не реже одного раза в неделю, чтобы иметь возможность оперативно реагировать на изменения. 

Если вы заметите, что наполняемость чека снижается два периода подряд или более, необходимо собрать дополнительные данные (например, у каких сотрудников показатели низкие), выяснить причину и предпринять соответствующие действия. Ежедневный контроль показателей понадобится в работе менеджера и управляющего, чтобы корректировать работу сотрудников на смене и мотивировать их на улучшение результатов. 

Наполняемость чека блюдами на гостя по официантам – вариант отчета, который формирует данные о продажах по всем официантам в динамике. Он позволяет руководителям оценить эффективность запуска мотивационных программ, конкурсов, геймов, работы с Go-list или обучения, выраженный в фактических продажах и их доле в общей выручке. Тренд в таблице показывает, кому в команде нужна дополнительная помощь, а кого из сотрудников стоит поощрить за отличные результаты.

Пример № 2. Отчет по наполняемости чека блюдами на гостя по официантам: отчет "Поток чеков" с группировкой "Официант".

2. Управление себестоимостью через продажи

С помощью продаж формируется спрос на конкретные позиции в меню, а значит, с их помощью можно не только увеличивать наполняемость чека, но и управлять себестоимостью.

Отчет «Динамики. Анализ общей себестоимости» показывает,  как меняется общая с/с по неделям, месяцам или году (в зависимости от настроек) и позволяет сравнить их с данными за предыдущий аналогичный период. Руководителям важно отслеживать изменения, чтобы вовремя на них реагировать.

Отчет «Динамики» с группировкой по группам меню дает возможность более детально исследовать изменения себестоимости внутри категорий (кухня, бар, доставка и пр.) по конкретным группам меню. 

Отчет позволяет не только контролировать динамику, но и сравнивать два показателя: себестоимость спроса (или с/с продаж), когда официанты помогают сделать выбор гостю и тем самым влияют на ее величину, и себестоимость рецептов – среднюю с/с по группе, учитываемая при разработке меню шеф-поваром. При правильном подходе к продажам, себестоимость спроса должна быть ниже, чем себестоимость рецептов.

На примере видно, что с/с продаж в категории «Кухня» в августе снизилась на 1,9% относительно предыдущего месяца. При этом, она по-прежнему выше, чем с/с рецептов на 0,8%, значит работа с продажами велась в верном направлении, но результат еще не достигнут.

Рассмотрим показатели детальнее: с/с продаж группы «Горячие блюда» превышает с/с рецептов на 1,8%, «На мангале» – на 0,2%, а в группе «Салаты» – ниже на 1,1%. В столбце «Разница себестоимости продаж» по всем трем группам за последний месяц видна положительная динамика, значит с продажами работали верно. Эти группы имеют наибольшую долю в структуре выручки, поэтому стоит снижать себестоимость спроса в них в первую очередь.

Пример № 4. Отчет «Динамики» с группировкой по группам меню

Данными отчета по себестоимости важно владеть не только управляющему и шеф-повару. Мы рекомендуем проводить ежемесячный комитет по себестоимости и включать в обсуждение информацию об изменениях для принятия управленческих решений и формирования Action Plan на предстоящий период.

3. Увеличение продаж с помощью Go-list

Один из наиболее эффективных инструментов, позволяющих уменьшить себестоимость спроса через увеличение продажами – работа официантов с Go-list. В системе MOZG его можно сформировать автоматически, с помощью отчета "Двойной АВС анализ". Он включает список наиболее выгодных для продажи позиций меню, которые необходимо активировать через официантов. Еженедельный контроль результатов в отчете по Go-list позволяет увидеть, по каким позициям работа была произведена эффективно, а по каким – результат неудовлетворительный (например, официанты не знают вкус и состав и им сложно продавать). Руководителям необходимо обсуждать прогресс с командой на еженедельном собрании и давать конструктивную обратную связь. 

Пример № 5. Отчет «Двойной ABC-анализ: изменение продаж по go-list»

Чтобы запустить систему экономического анализа в ресторанной компании, рекомендуем следовать алгоритму: 

1. Определить экономические показатели, которые вы будете анализировать.
2. Закрепить периодичность анализа.
3. Выбрать ответственных за формирование отчетов.
4. Договориться о порядке и форме обсуждения результатов.
5. Заполнить протокол встреч и составить Action Plan.

Помните, что очень важно вовлекать в экономический анализ весь управленческий состав. Это позволит сотрудникам лучше понимать финансовую часть работы компании, осознать свою роль в достижении общих целей и мотивировать их предлагать новые эффективные решения.

Используйте рекомендации в статье, чтобы поставить систему экономической аналитики в вашей ресторанной компании и получить четкое представление о финансовой ситуации, минимизировать потенциальные риски и упущенные возможности, сделать бизнес более гибким, способным подстраиваться под изменения рыночных условий и повысить эффективность производственных процессов.

Чтобы больше узнать про MOZG, запишитесь на бесплатную демонстрацию на сайте.