Анализ результатов инвентаризации со скоростью мысли

Какие позиции находятся в топах по излишкам и недостачам? Насколько эффективно построена система инвентаризации в компании? Как решить проблемы учета?

Работая с ресторанами по всей стране, мы часто сталкиваемся с подобными вопросами. Особенно много их возникает в начале месяца, когда наступает время проведения инвентаризации. Ее регулярность помогает предотвратить проблемы с бизнес-процессами, регулировать объемы запасов, выявлять потери и недостачи, а также контролировать движение товаров и их состояние. Инвентаризация важна для оценки эффективности работы персонала, обнаружения возможных ошибок в учете, получения точной информации о реальной сумме чистой прибыли и состоянии имущества ресторана.

Для многих операционных директоров и управляющих процесс учета ассоциируется со стрессом, особенно если речь идет о большом количестве товаров или сложной структуре запасов. В то же время, ошибки при инвентаризации могут привести к недооценке или переоценке ресурсов, что влияет на финансовые показатели ресторана и может вызвать дополнительные проверки со стороны контролирующих органов.

Чтобы упростить учет товаров, рекомендуем зафиксировать основные этапы и правила:

• выбрать направление (кухня, бар, прочее);

• закрепить ответственных​;

• установить сроки;

• определить последовательность действий участников процесса.

Для эффективного контроля можно использовать чек-лист проведения инвентаризации, который позволит не упустить ключевые этапы, распределить ответственных и соблюсти сроки.

Как избежать неочевидных ошибок при инвентаризации?

Есть множество нетипичных проблем, которые могут существенно исказить результат. Они возникают из-за ошибок при переносе данных в программу учета, перемещении позиций, внесении ТТК – все это может повлечь за собой некорректную аналитику и привести к неверным выводам.

Огромным подспорьем является наличие аналитической ведомости, которая позволяет:

• выявить проблемные позиции;

• обнаружить повторяющиеся ошибки;

• проанализировать данные в динамике.

Однако даже наличие аналитической ведомости не является панацеей – чаще всего ее составляют в Excel из нескольких выгрузок из программы учета, однако это отнимает много времени.

Для упрощения работы с аналитикой по результатам инвентаризации можно воспользоваться аналитической платформой Mozg, отчетом «Анализ результатов инвентаризации».

Работая в различных проектах по экономическому анализу, мы рассматриваем аналитику по следующему алгоритму.

1. Динамика излишков и недостач по итогам инвентаризации

Пример № 1. Отчет «Анализ результатов инвентаризации»: динамика излишков и недостач по итогам инвентаризации

Важно рассмотреть общую динамику показателей излишков и недостач, оценить тренд по доле от выручки. Это позволяет в целом оценить эффективность работы нашего ресторана и ее динамику.

2. Динамика по излишкам инвентаризации

Пример № 2. Отчет «Анализ результатов инвентаризации»: динамика по излишкам инвентаризации в разрезе товаров

После этого можно подробнее рассмотреть два месяца, по которым наблюдались наибольшие значения по суммам излишков и недостач в разрезе товаров, чтобы определить проблемные позиции, а также проверить, являются ли отклонения повторными.

В примере видно, что один из самых больших излишков наблюдается по сливочному маслу, причем отклонение наблюдалось и в прошлом месяце. Такие позиции рекомендуется брать на дополнительный контроль и в дальнейшем отслеживать их динамику.

3. Детализация по товару

Теперь можно погрузиться в информацию по конкретной позиции, чтобы увидеть, какие операции производились по данному товару. Это поможет найти возможные ошибки и сформировать решения по оптимизации процессов инвентаризации.

В сервисе ресторанной аналитики Mozg формирование этих отчетов автоматизировано. Чтобы узнать об этом инструменте больше, запишитесь на бесплатную демонстрацию по ссылке.

• сравнение данных нескольких периодов;

• быстрый анализ за любой период;

• отслеживание лидеров по излишкам и недостачам;

• оценку движения проблемного сырья;

• просмотр результатов сразу после проведения инвентаризации.

• ошибка в товародвижение (нет списания на порчу и т.п).

Таким образом, грамотно выстроенные процессы инвентаризации могут повысить финансовый результат и разрушить привычные стереотипы о трудной  и долгой инвентаризации.