Анализ эффективности затрат на расходные материалы в ресторане

В ресторанном бизнесе перед руководителями всегда стоит основная задача – увеличение прибыли. Решая ее, важно работать не только над повышением доходной составляющей, но и оптимизировать издержки. Часто управленцы сталкиваются с проблемой неэффективного использования ресурсов и недостаточным контролем затрат на расходные материалы. Это может привести к финансовым потерям и недостаточной прозрачности в операциях, что негативно сказывается на общей прибыли и эффективности бизнеса.
Анализ использования расходных материалов – важный процесс, помогающий понять, насколько эффективно используются ресурсы компании, и каких потерь можно избежать.

В этой статье мы рассмотрим конкретные шаги, необходимые для проведения анализа расходных материалов, поделимся рекомендациями по оптимизации процессов и сокращению издержек.

Шаг 1. Сбор данных

В первую очередь, необходимо определить, какие конкретно расходные материалы необходимо проанализировать. В зависимости от особенностей операций в вашем ресторане это могут быть: одноразовая тара, упаковка для доставки выноса, чистящие средства, химия, инвентарь для уборки или любые другие необходимые в работе ресурсы. После этого можно приступить к сбору данных – провести инвентаризацию.

Как эффективно управлять процессом инвентаризации и избежать ошибок, дающих «плавающий» результат, смотрите в видеолекции по ссылке.

На этом этапе важно также получить данные о количестве использованных материалов, их стоимость, и текущих показателях потерь или излишков.

Шаг 2. Анализ показателей

Далее необходимо проанализировать собранные данные. Оцените общий объем использованных материалов за определенный период и выявите закономерности и тренды в их использовании.

Чтобы поддерживать актуальность информации о текущем состоянии расходных материалов, рекомендуем внедрить систему учета складских запасов:

1. Вести пономенклатурный учет.
2. Регулярно списывать позиции по выдаче – это можно делать ежедневно, по реальному расходу, или раз в неделю, чтобы сравнивать аналитику с показателями аналогичного предыдущего периода. Еженедельная аналитика удобна тем, что, помогает увидеть какие материалы нуждаются в пополнении, а какие излишни.

Для эффективного управления затратами на расходные материалы потребуется системный подход и постоянный мониторинг. Однако результаты трудозатрат оправдываются значительными, особенно с точки зрения сокращения затрат. 

Отслеживать показатели в динамике и анализировать изменения удобнее всего с помощью отчета «Анализ расходников» в аналитической платформе Mozg. Он позволяет в режиме реального времени просматривать данные из iiko, чтобы вы могли оперативно реагировать на изменения и повышать эффективность управления расходными материалами.

Пример № 1. Отчет «Анализ расходников» в Mozg: динамика расхода месяц к месяцу по не продуктовым группам.

Данные в отчете рассчитываются по товарам каждой категории отдельно – их количество неограниченно и, в зависимости от специфики вашей компании, может включать расходы посуды, канцелярских принадлежностей и других групп.

В Примере №1 рассматриваются показатели изменений по категориям «хозяйственные товары», «химия» и «упаковка» в разрезе двух месяцев. Для более оперативных решений, можно сформировать аналогичный отчет с понедельной динамикой. В таблице выведены данные: процент в выручке, ликвидность в днях и расход на заказ – в рублях и штуках. Значение дельты позволяет сразу проследить отклонения и сделать выводы. В данном случае, увеличение доли расходов на хозяйственные товары в выручке, рост ликвидности в днях, а также увеличение значения ликвидности по упаковке говорят о том, что были сделаны чрезмерны закупки товаров.

Пример № 2. Отчет «Анализ расходников» в Mozg: детализация динамики расхода по категории.

Производя расчет по всем категориям, можно оценить изменение общего количественного и финансового расхода, расхода на заказ и проследить, как изменилась стоимость каждого наименования.

В кейсе мы видим, что по итогам ноября, вырос расход на заказ по нескольким позициям пакетов и упаковки, что привело к увеличению стоимости одного заказа и для ресторана.

Сравнительная аналитика дает возможность своевременно отреагировать на ошибки закупки, злоупотребления расходом и позволяет повысить эффективность управления расходными материалами. Контроль и анализ показателей не только поможет вам оптимизировать процессы, но и существенно снизит издержки. Этот важный шаг на пути к финансовому успеху в ресторанном проекте любого масштаба.