Как управлять инвентаризацией в ресторанной компании

В периоды экономической нестабильности, успешные рестораторы ищут способы повысить эффективность бизнеса, усилить конкурентное преимущество и часто обращаются к нам за помощью во внедрении улучшений.

Начиная с аудита в таких компаниях, мы нередко сталкиваемся с ситуациями, когда прежде чем приступить к изменениям, необходимо оптимизировать базовые бизнес-процессы. Один из них – инвентаризация. При правильном управлении, с его помощью можно не только получать точные данные о запасах и расходах, но и сократить затраты, улучшить обслуживание и увеличить прибыль.

В этой статье раскроем ключевые аспекты управления инвентаризацией и поделимся эффективными инструментами, которые помогут улучшить ее результаты.

Для многих сотрудников и руководителей инвентаризация ассоциируется с напряжением и большими трудозатратами. Это вполне понятно, поскольку часто в компаниях не придерживаются строгого регламента проведения, а значит, результаты могут оказаться непредсказуемыми.

Чтобы решить эти проблемы, рекомендуем внедрить 2 простых инструмента:

Чек-лист проведения инвентаризации

Чтобы сделать процедуру прозрачной для участников и ничего не упустить, необходимо зафиксировать информацию о предстоящей инвентаризации в отдельном чек-листе. В нем должны быть указаны сроки, последовательность действий на всех этапах, включая подготовительный, и ответственные лица, закрепленные за каждым процессом.

Инвентаризационная ведомость

Упростить работу участников помогает правильная инвентаризационная ведомость с актуальным номенклатурным перечнем, разделенная по цехам. С ней сотрудник сможет быстрее снять остатки и не забудет внести данные по всем позициям. Чтобы сделать ее максимально удобной для команды – можно отсортировать наименования в списке по алфавиту или по местами хранения. Хорошо организованная навигация на местах (подписанные полки, холодильники, стеллажи), поможет значительно ускорить процесс.

Как провести пересчет

Чтобы избежать ошибок во время снятия остатков кухни, важно, чтобы в инвентаризации принимал участие лично шеф-повар. Его задача – не только контролировать работу команды и собирать заполненные ведомости, но и помогать правильно организовать процесс, вносить коррективы, а также отвечать на возникающие вопросы сотрудников. Аналогичную задачу выполняет управляющий, в его зону ответственности, как правило, включен пересчет бара, расходных и хозяйственных материалов.

Для получения корректных данных, инвентаризацию необходимо проводить ежемесячно, за один день, перед началом работы или после закрытия ресторана.

Как анализировать результаты

Для эффективного управления инвентаризацией, необходимо своевременно анализировать результаты. Если «грязная» сличительная ведомость отражает в основном ошибки процесса, то «чистая» помогает выявить системные.

Чтобы проанализировать результаты инвентаризации и оценить динамику изменений, мы рекомендуем использовать отчет «Анализ результатов инвентаризации» в системе Mozg.

Он избавляет руководителей от необходимости сопоставлять громоздкие таблицы и вручную сверять изменения по излишкам и недостачам, а также позволяет оценить результаты проведенных инвентаризаций, сразу после загрузки данных в программу учета.

Более того, можно выбрать конкретное подразделение и посмотреть динамику по позициям в разрезе периодов, что дает несомненное преимущество в работе с результатом.

Это основные показатели, с которыми управляющий и шеф-повар должны постоянно работать, чтобы обеспечить успешное функционирование бизнеса.