Когда официант становится менеджером ресторана, он меняет профессию, когда менеджер переходит на должность управляющего – он меняет образ жизни.
Это обусловлено не столько расширением зоны ответственности, сколько повышением уровня задач и процессов. В этот момент руководители зачастую чувствуют, что не справляются, хотя это не всегда так. При этом положении дел, важно оптимизировать управление собственным временем. Существует принципы построения эффективного тайм-менеджмента, которые можно начать использовать уже сегодня. Их мы и разберем в этой статье.
Принцип 1. Использовать эффективные инструменты планирования
Если вы ведете список дел в заметках телефона или ежедневнике, вам нужно менять подход. Руководитель ресторана должен иметь список дел на несколько недель вперёд, чтобы избегать появления горящих задач. Мы рекомендуем использовать календари и приложения планирования. Они позволяют планировать задачи по слотам. Это удобно при большом их количестве. Сейчас, в частности, популярны Todoist, ЛидерТаск, Google-календарь, ClickUp.
Принцип 2. Распределять задачи по типам
Для того, чтобы качественно планировать дела, необходимо разобраться, какие они бывают.
-
Жесткие задачи – это запланированные встречи с четким таймингом. Они первыми заносятся в список дел и обязательно отображаются в формате слота. Иными словами, необходимо поставить четкие временные границы их выполнения: например, 9 октября с 11:00 до 12:00. Это позволяет распределять нагрузку и понимать, когда можно приступить к реализации прочих планов.
-
Бюджетируемые задачи – рутинны, они требуют больших временных вложений. Это, например, подготовка к комитету по качеству, сбор графика работ, начисление заработной платы. Их также лучше вносить слотами. Причем каждое ежемесячное дело нужно планировать всегда на один и тот же день, чтобы они не были «как снег на голову».
Принцип 3. Пользоваться правилом «9 задач»
Правило предполагает, что в день человек может реализовать 9 задач. Что же касается тех дел, которые «прилетают», с ними нужно разбираться по мере поступления. Если их вам направляет коллега, важно уметь договариваться о постановке задач заранее.
Принцип 4. Применять правило Парето
Мы рекомендуем приоритизировать задачи, помня о том, что 20% из них дают 80% результата. Следовательно, необходимо научиться определять «воров времени». В этом поможет хронометраж. На протяжении двух дней, каждые 15 минут, по срабатывании будильника, нужно записывать, что конкретно вы делали за этот промежуток. Так, можно выявить дела, которые не приносят результат, пропорциональный отведенному на них вниманию.
Принцип 5. Планировать новые задачи в конце дня
Для того, чтобы не упускать задачи, существует правило inbox. У вас должен появиться ресурс, где вы будете фиксировать все планы, которые появились за сутки.
В конце дня необходимо выделять 15-20 минут на то, чтобы внести их в план. Этот подход поможет переносить дела между днями, не теряя их.
Не стоит жить в иллюзии, что задач когда-то станет меньше. Вместе с тем, их количество не должно влиять на качество жизни управляющего. Корректно выстроив тайм-менеджмент, можно планировать встречи с друзьями, поход на концерт или в ресторан, даже в середине недели.
