Ключевые правила постановки производственного учета в ресторане

Ошибки в организации производственного учета.

Основной принцип производственного учета.

В нашем бизнесе есть три системы учета – производственная, бухгалтерская и управленческая. В задачи производственного входит вести учет выручки и товародвижения, а значит формировать себестоимость производственного процесса. Производственный учет (ПУ) является основой всего финансового благополучия компании. Жаль, но не все управленцы и финансисты понимают это. Часто финансовые директора и главные бухгалтера полностью дистанцируются от этой темы, чем оставляют всю систему на откуп аккуратности и сообразительности калькулятора. А последние не всегда бывают опытны и логичны в своих поступках. Результат – разрушенный учет товародвижения, хаос и невозможность найти концов, плавающая и неуправляемая себестоимость, необъяснимые и не радующие результаты инвентаризации, воровство и беспредел во всем производственном процессе. И ключевая причина во всем этом – отсутствие понимания у директора взаимосвязи прибыли с системами ПУ.

Основой прозрачного производственного учета (как и любого другого) является аккуратная работка с первичными документами. В данном учете важно, чтобы к накладным, актам, документам внутреннего перемещения и тп относились также, как и к фискальным документам, то есть если подписи двух сторон нет, нет и перемещения в программе. Документ подтверждает осуществленное действие, и только в случае наличия документа, транзакция может быть проведена в программе производственного учета (ППУ).

Чтобы избежать учетного коллапса, важно не только заниматься производственным учетом осмысленно, но и придерживаться в этом ключевой парадигмы – все, что фактически происходит на предприятии, должно отражаться в программе производственного учета. Именно это даст вам возможность видеть в цифровом выражении реальную картину работы ресторана. А вот если начнете «причесывать» и «подтягивать за уши» результат, или рисовать одно, а по факту другое, в этом случае вы никогда не будете понимать, что происходит, а значит не сможете навести порядка. Стремитесь отразить все как есть, а не порадовать босса красивыми данными. Лучше реальная горькая правда, чем «причесанная» ложь.

Производственный учет, как и бухгалтерский и управленческий, имеет структуру, систему и требует конкретики по всем направлениям, которыми он занимается.

Основными системами производственного учета в ресторане являются:

• Правила складоведения и перемещения товара

• Правила контроля входной цены

• Работа с номенклатурными справочниками

• Правила работы с рецептами, с коэффициентами отходов

• Правила списания товара

Далее детальнее я поясню некоторые важные моменты по теме производственного учета в ресторане.

1.  Правила складоведения и перемещения товара - это о том, как организовать в программе производственного учета ресторана (ППУ) основные точки контроля в теме товародвижения.

Важно совместно с калькулятором определиться куда приходуется товар, поступивший от поставщиков, какими процедурами он перемещается и в какие учетные подразделения.

Есть главные учетные склады. Их обычно три – главный склад продуктов, главный склад алкоголя, главный склад инвентаря и малоценного имущества. Сюда приходуется товар, поступивший от поставщиков.

Есть внутрипроизводственные склады. Они выделяются по принципу необходимости, перемещения, точек контроля, тк сколько этих складов, столько и сличительных ведомостей по итогам месяца можно сформировать и отработать. Товар на внутрипроизводственные склады поступает с главных складов методом внутреннего перемещения. Для внутреннего перемещения необходима организованная система заявок между подразделениями и складом и система внутренней передачи-приемки товара.

Самое неразумное – это не уделять внимания построению системы складов в ППУ. Проблем из-за этого может быть много, например, в этом случае может оказаться, что у вас появились «склады фантомы», на которые материально ответственное лицо накануне инвентаризации «сбрасывает» несанкционированным перемещением то, что хочет скрыть. В другом случае, менее криминальном, вы просто не сможете видеть результаты инвентаризации по всем подразделениям, которые вам интересны, а будете получать суммовую сличительную ведомость и не сможете ответить на каком из подразделений производства формируются ошибки процессов.

Правила перемещения между складами – это внутренний документооборот ресторана. Очевидно, что важно организовать правила реального, физического движения товара, а также, подкрепить это первичными документами (накладными на внутреннее перемещение) с подписями лица передавшего товар и лица принявшего его. В случае отсутствия крепких систем перемещения вы никогда не поймете кто «касячит» – склад или кухня. Как часто бывает – сличительная ведомость склада не содержит никаких расхождений, чего не скажешь о кухне. Никогда вас это не удивляло?

Правила вскрытия складов и правила ключного хозяйства стоят на страже безопасности вашего товара и материальных ценностей. Стоит помнить, что в зоны хранения нельзя входить в любое время и тысячу раз за день, да еще и без материально ответственного лица.


2.  Правила контроля входной цены в ресторане

Если вы обсудили с поставщиком определенные условия по цене, важно помнить, что при поставке товара вам тоже важно гарантировать именно эту цену, а не другую. То есть важно поставить контроль входной цены. Не стоит думать, что если вы дали товароведу или кладовщику (лицу, ответственному за приходование товара в ППУ) табличку с приходными ценами, то он точно будет каждый раз проверять такие ли цены в товарно-транспортной накладной поставщика. Это не так. Людям свойственно идти по пути наименьшего сопротивления. Поэтому, стоит автоматизировать процесс контроля входной цены, внеся ключевые ценовые параметры в ППУ. При приемке товара программа должна извещать о том, что цена не верная, и ответственное лицо должно принимать решение о том, как поступать в каждой конкретной ситуации. Задача – не допустить приемку товара на склад по не правильной для компании цене.

3. Работа с номенклатурными справочниками важный процесс, влияющий на прозрачность учета и его управляемость, либо способствующий отсутствию порядка.

Управленцам важно отсутствие суммарных позиций в номенклатурах (например, зелень, соки, мясо). Наличие суммарности в наименовании возможно только в случае обоснованности и действительного смысла. Я таких причин не знаю. Руководителю производства ресторана важно видеть реальную, а не суммарную картинку. Более того, важно проверять насколько верно выбран тип наименования продуктов, тк ошибки в названии могут приводить к ошибкам в приходовании товара. Именовать товар важно, используя его ключевые параметры, например, название марки-производителя или показатель качественно характеристики (например, жирность). Выбор должен быть обусловлен конкретными обстоятельствами. Только четкое безошибочное наименование товара позволит не только избежать ошибки прихода, а также внутреннего перемещения, но и при анализе результатов инвентаризации позволит видеть и понимать с каким конкретно товаром сотрудники ошибаются. А это значит, что можно изменить ситуацию.

4.  Правила работы с рецептами, с коэффициентами отходов в ресторане

Рецепт не создается один раз на тысячу лет. Наверное, нет более живого и меняющегося документа в учете, чем рецепт. Канули в лету те времена, когда калькуляторы считали и всех убеждали в том, что рецепт никогда нельзя менять. Важно отдавать отчет реалиям жизни – мы получаем товар с плавающим качеством. Поэтому важно проводить систематическую проработку входящего сырья. Особенно если речь идет о товаре, на который часто «плавает» коэффициент отхода, дорогостоящем сырье, о сырье, результаты инвентаризации которого не ясны. Проработка будет показывать флуктуацию коэффициента отхода, а значит на базе ее стоит принимать решение о внесении правок в рецептуры. Иначе, со временем, рецепты становятся совершенно не актуальными. Сотрудники продолжают на кухне производить блюдо, ориентируясь на конечный результат – на тарелке гость должен получить то, что является стандартом компании по виду и вкусу, повара в процессе будут учитывать изменяющееся качество сырья. А рецепт устареет, и при каждой транзакции продажи блюда, программа будет списывать не то количество, которое использовали сотрудники, а совершенно другое, чем будет создавать излишки или недостачи.

Рецепты требуют систематической актуализации, то есть перепроверки. Основная задача этой процедуры, которая должна проводиться не реже раза в 2-3 мес по всему меню – это убедиться, что рецепты в ППУ реальны. Это значит, что если по ним готовить, получится то блюдо, которое вы согласовывали на дегустации.

5.  Правила списания товара в ресторане

Основной ошибкой в работе со списаниями, как ни удивительно, является не проведение всех фактов порчи в ППУ. Важно поставить систему контроля за работой сотрудников таким образом, чтобы все факты были представлены руководителям и были проведены актами списания в программе.

Еще один существенный момент, который не стоит упускать – это то, что активности в части расходования товара, которые подлежат списанию разные. И речь идет не только о порче и бое, но и о том, что мы проводим по списанию товар и готовую продукцию, которую подвергли бракерированию, тот товар, который ушел на проработку, а также, на обучение сотрудников. Поэтому, стоит типировать акты списания, чтобы можно было отследить какие суммы пошли на каждую активность. Более того, каждая группа списаний может нормироваться и подвергаться в том числе бюджетному контролю. Это дает возможность удерживать эти затраты в норме и в бюджете, что способствует контролю прибыли компании.

Еще несколько моментов в части работы с производственным учетом.

Правила работы с производственным учетом в ресторане помогут держать ситуацию под контролем и наводить порядок в системе до результата, а не только увидев факт бежать и что-то исправляться. В случае если вы занимаетесь ПУ, вы ежедневно осуществляете контроль за тем, чтобы все документы в ППУ проводились в срок, чтобы проводился приход, внутреннее перемещение, списания и тп. Также, вам важно организовывать процессы промежуточных инвентаризаций и работы с результатами сличительных ведомостей. Не стоит забывать про систему проработок и постоянную работу с рецептами.

Существует еще система правил инвентаризирования, которая может привести компанию как к порядку в процессе инвентаризации и к ясным сличительным ведомостям, либо, в случае их отсутствия, могут держать предприятие на уровне хаоса.

Выбор программы производственного учета для ресторана (ППУ) является одним из важных моментов заложения основ качественного прозрачного производственного учета. Для осуществления этой работы качественно, стоит продумать ваш запрос к функционалу программного продукта. Задайтесь вопросами к себе и конкретизируйте ключевые моменты функционала программы –

• Учитывая выручку, важна ли вам будет система лояльности и скидочная система.

• Возможно, вы уже сейчас понимаете, что вам нужны или будут нужны дополнительные сервисы, такие как автоматизированный учет рабочего времени.

• Вы решили оперировать в части доставки товара и этот процесс должен поддерживаться вашей программной производственного учета в ресторане.

• Какие системы аналитики вам важны. Какая структура анализа и на каком уровне детализации должна реализовываться.

Лучше до покупки ППУ понять соответствует функционал системы вашим потребностям сегодняшнего дня, и насколько он учитывает ваши стратегические планы развития.

Если вы уже оперируете в ППУ, которая не удовлетворяет вашим потребностям, встает вопрос о качестве построения отношений с разработчиками – если вы команда, они будут доделывать программный продукт под ваши запросы. В данном случае будет важно одно – строить отношения исключительно по принципу все той же прозрачности, то есть вести официальную четкую переписку, планировать работу, согласовывать сроки, работать в команде, сплоченно. В этом случае вы получите крепкий результат.

Производственный учет в ресторане не сложен и является помощником в работе управленца в том случае, если руководитель ресторана участвовал в постановке структуры и правил ПУ, а также систематически ведет работу с данными.